Jika selama ini Anda mengandalkan cara konvensional yang membutuhkan waktu lama dalam mengelola data kehadiran karyawan, maka dengan menggunakan aplikasi presensi management Anda dapat dengan mudah mengelola dan bahkan mempertahankan data kehadiran karyawan secara lebih efisien.
Tentunya pengelolaan ini memiliki peran krusial terhadap perusahaan, terutama untuk memastikan bahwa karyawan Anda selalu hadir tepat waktu. Menggunakan software inovatif ini juga akan mempermudah manajemen SDM dalam mendata presensi, kedisiplinan, produktivitas, dan kinerja bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Manfaat yang akan Anda dapatkan dari aplikasi presensi management:
1. Aksesibilitas waktu karena sistemnya telah diotomatisasi
Dengan menggunakan aplikasi presensi management download tentunya tim HR perusahaan Anda akan dapat memuat data kehadiran karyawan dengan gampang, karena prosesnya yang telah diotomatisasi langsung.
Proses otomatisasi ini tentunya akan Anda dapatkan jika aplikasi presensi management yang Anda pilih memiliki modul Load Attendance dan Process Attendance. Kedua modul ini akan dapat menjalankan proses otomatisasi tanpa harus menggunakan admin. Akan tetapi, proses manual juga bisa dilakukan, jika suatu waktu diperlukan untuk alasan tertentu.
Adanya ini akan memberi keleluasaan akses bagi tim HR Anda untuk memantau perkembangan setiap karyawan, terutama untuk hal yang berhubungan dengan konsistensi dan kedisiplinan.
2. Aplikasi presensi management mampu meminimalisir kecurangan
Menggunakan aplikasi presensi management akan meminimalisir karyawan atau siapapun dalam memanipulasi atau merombak data presensi mereka, karena software ini telah dienkripsi serta data akan tersimpan dengan aman pada server penyedia aplikasi presensi.
3. Tim HR memiliki kemudahan dalam menganalisis data kehadiran
Aplikasi presensi akan memudahkan tim HR dalam memeriksa kehadiran karyawan secara real-time. Kapan pun dan di mana pun Anda dapat mengetahui karyawan yang tidak hadir.
Dengan software ini Anda tidak akan membutuhkan lagi rekapitulasi presensi kehadiran karyawan yang bersifat periodik, karena semuanya bisa Anda dapatkan secara real-time saat itu juga untuk kebutuhan yang mendesak bagi tim HR Anda.
4. Lebih instan serta telah terintegrasi
Tak dipungkiri lagi, keberadaan teknologi telah menciptakan banyak kemudahan dalam sektor kehidupan. Begitu juga dengan aplikasi presensi, karena dapat memangkas waktu Anda dalam mengumpulkan data presensi karyawan tanpa harus menggunakan metode manual. Sistem yang tersedia juga telah terintegrasi dengan kebutuhan payroll perusahaan, sehingga memudahkan proses penghitungan gaji.
Selain itu, aplikasi presensi juga user friendly karena pengoperasiannya lebih mudah dipahami dan dapat diakses kapan pun dengan menggunakan mobile phone yang Anda miliki.
5. Membuat karyawan lebih produktif
Menggunakan software management attendance pada dasarnya lebih menghemat waktu dan biaya. Bahkan software ini akan memberi kemudahan pada karyawan Anda saat melakukan presensi, karena memiliki mobile clocking yang bisa diakses tanpa harus datang terlebih dahulu ke kantor untuk finger print.
Adanya ini tentu memudahkan perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote work atau work from home selama pandemi Covid-19. Produktivitas akan tetap terjaga dan karyawan Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk datang ke kantor sekadar untuk presensi.
Beberapa hal yang harus Anda perhatikan saat memilih aplikasi presensi management:
Setelah memahami kemudahan dan fungsional yang Anda dapatkan dengan menggunakan aplikasi presensi management, beberapa hal atau modul ini perlu Anda perhatikan saat akan memilih software yang tepat untuk perusahaan Anda.
1. Modul load dan process attendance
Seperti yang dibahas sebelumnya, data kehadiran karyawan Anda akan langsung tersimpan di dalam software. Karena itu, sangat penting memilih software yang tepat dalam mendukung kebutuhan perusahaan Anda, salah satunya adalah memastikan bahwa modul ini tersedia.
Modul ini akan membuat proses menjadi mudah. Selain itu, meski telah terotomatisasi, modul ini tetap memungkinkan suatu waktu digunakan secara manual untuk kepentingan perusahaan.
2. Memiliki modul yang mendukung kebutuhan liburan dan cuti bersama
Aplikasi presensi management yang bagus tentunya memahami kebutuhan perusahaan, terutama dalam menyesuaikan data kehadiran dengan hari libur nasional dan cuti bersama.
Tujuan dari adanya modul ini yakni untuk memberitahu sistem bahwa selama tanggal merah tersebut perusahaan tidak sedang bekerja, dan karyawan tidak dihitung absen sehingga tidak perlu diproses, kecuali untuk kebutuhan lembur kerja saat tanggal merah tersebut yang bahkan memungkinkan untuk diproses secara manual.
3. Pilih aplikasi presensi management yang mendukung kebutuhan manual shift
Software yang memiliki modul manual shift sangat dibutuhkan untuk keperluan pengaturan shift perusahaan, misalnya ada karyawan yang seharusnya bekerja pada shift pagi, akan tetapi karena ketentuan tertentu shift yang bersangkutan diganti menjadi siang dalam beberapa hari. Karena itu, diperlukan aplikasi presensi management yang mendukung performa tersebut demi memudahkan tim HR Anda dalam mengganti data shift karyawan secara manual.
4. Pilih aplikasi presensi management yang memudahkan proses over time
Setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan kerja mendesak yang membuat karyawan harus mengerjakannya sesegera mungkin hingga bekerja secara overtime (OT). Adanya modul ini tentu akan memudahkan Anda untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan OT perusahaan.
Melalui modul ini user bisa memasukkan jadwal lembur setiap karyawan yang dapat disesuaikan dengan tanggal dan alasan lembur yang bersangkutan. Setelah itu sistem akan memprosesnya ketika telah dilakukan penginputan data untuk mendukung kebutuhan payroll perusahaan.
5. Memiliki modul yang mempermudah proses pengajuan cuti
Dalam satu transaksi, aplikasi presensi management tentunya harus dapat mendukung proses pengajuan cuti karyawan dan menyesuaikannya dengan jadwal yang tersedia. Setelah proses cuti diajukan, modul ini akan memprosesnya menuju sistem sehingga karyawan tersebut tidak dihitung bolos kerja.
6. Pastikan aplikasi presensi management yang Anda pilih mendukung proses time overrider
Kadang, pada saat-saat tertentu karyawan Anda bisa saja lupa melakukan clock in dan clock out sementara dia tetap bekerja seperti biasanya. Jika aplikasi presensi yang Anda pilih tidak mendukung proses ini, tentunya akan merugikan yang bersangkutan. Oleh karena itu, pilihlah software yang dapat membantu pemrosesan ini secara manual agar karyawan tetap memiliki semangat untuk bekerja secara optimal.
Adanya beberapa modul di atas dalam aplikasi presensi management yang Anda pilih tentu akan sangat membantu kebutuhan perusahaan Anda. Hal ini penting untuk mendukung performa perusahaan dan juga produktivitas karyawan Anda.
Talenta by Mekari, Rekomendasi Aplikasi Presensi Terbaik
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
- Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
- Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
- Tim Support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga. [KM-01]
