Menurut UU Nomor 11 Tahun 2008, e-Signature adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang berfungsi untuk digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
e-Signature adalah sebuah proses yang menggunakan teknologi untuk mengautentikasi sebuah dokumen dan mengesahkan integritas sebuah dokumen. Di beberapa negara, e-Signature sudah memiliki kekuatan hukum yang tinggi bila memenuhi syarat tertentu.
Nah, di Indonesia sendiri e-Signature memiliki kekuatan hukum tinggi bila memenuhi syarat di bawah ini:
– Data pembuatan e-Signature terkait hanya kepada Penanda Tangan
– Data pembuatan e-Signature pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan
– Segala perubahan terhadap e-Signature yang terjadi setelah waktu penandatangan dapat diketahui
– Segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan e-Signature tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui
– Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya
– Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait
Keabsahan e-Signature di Indonesia
Di Indonesia, ada beberapa peraturan yang membahas tentang e-Signature, yaitu:
1. Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 (UU ITE), Pasal 1 Angka 12:
“Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.”
Di Pasal 1 UU ITE, Anda akan langsung menemukan pengertian e-Signature. Ini membuktikan bahwa e-Signature memang sah dan diakui penggunaannya di Indonesia.
2. PP No. 71 Tahun 2019, Pasal 60:
(1) Tanda Tangan Elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas:
a. identitas Penandatangan; dan
b. keutuhan dan keautentikan Informasi Elektronik.
(2) Tanda Tangan Elektronik meliputi:
a. Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi; dan
b. Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi.
(3) Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) huruf a harus:
a. memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (3);
b. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia; dan
c. dibuat dengan menggunakan Perangkat Pembuat Tanda Tangan Elektronik tersertifikasi.
(4) Tanda Tangan Elektronik tidak tersertifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dibuat tanpa menggunakan jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia.”
Keuntungan Menggunakan e-Signature
Dibanding tanda tangan biasa, ttd elektronik tentu memiliki beberapa manfaat. Berikut manfaat yang akan Anda rasakan:
1. Menekan Biaya
Manfaat e-Signature yang pertama adalah menekan biaya. Sebab, Anda tak perlu mencetak berlembar-lembar dokumen, melakukan scan, maupun mengirim dokumen via ekspedisi. Hal yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet dan perangkat yang mendukung.
2. Hemat Waktu
Semua pihak dapat melakukan ttd elektronik hanya dalam hitungan menit, daripada harus menunggu dokumen dikirim melalui ekspedisi yang bisa memakan waktu berhari-hari. Hal ini tentu saja sangat menghemat waktu, terutama jika pihak-pihaknya berada di kota atau negara yang berbeda.
3. Keamanan yang Lebih Baik
Kasus pemalsuan dokumen maupun pemalsuan tanda tangan cukup marak terjadi. Tak heran karena dokumen fisik sangat mudah untuk dipalsukan, apalagi bila Anda menggunakan pihak ketiga seperti ekspedisi, misalnya.
Namun, hal tersebut tak berlaku di dokumen dengan e-Signature. Sebab, dokumen elektronik langsung dikirimkan ke pihak-pihak terkait secara personal. Sehingga kerahasiaan dan keamanannya lebih terjamin. Apalagi bila aplikasi pembuat tanda tangan yang Anda gunakan sudah tersertifikasi PSrE.
4. Meningkatkan Produktivitas
Seperti yang sudah disebutkan, e-Signature bisa menekan biaya dan menghemat waktu. Ini tentu saja akan berkontribusi positif pada produktivitas Anda. Sebab, Anda tak perlu menunggu lama terkait persetujuan atau keputusan penting lainnya dan bisa langsung mengerjakannya dalam hitungan menit.
5. Membuat Alur Kerja menjadi Seamless
Fitur integrasi tanda tangan elektronik dapat membuat semua alur kerja perusahaan Anda menjadi seamless yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Anda tidak perlu pindah aplikasi, karena sistem integrasi tanda tangan elektronik ini memungkinkan Anda melakukan tanda tangan dari aplikasi perusahaan Anda.
6. Ramah Lingkungan
Terakhir, tanda tangan elektronik merupakan teknologi ramah lingkungan karena semua prosesnya dilakukan secara virtual atau online. Dengan kata lain, Anda tak membutuhkan kertas sama sekali dan bisa mengurangi penggunaan bahan bakar saat menggunakan ekspedisi. Win-win solution, bukan?
Siapa sangka, ternyata tanda tangan pun bisa menjadi digital di zaman sekarang. Selain prosesnya lebih mudah dan cepat, Anda juga bisa menghemat biaya dan berkontribusi positif terhadap lingkungan.
Cara Membuat e-Signature di Mekari Sign
Anda dapat membuat tanda tangan secara mudah melalui penyedia tanda tangan digital resmi seperti Mekari Sign. Berikut langkah-langkahnya:
1. Kunjungi website Mekari Sign, pastikan Anda sudah login atau daftar terlebih dulu
2. Akan muncul Dashboard setelah login, klik Upload Document
3. Atur pihak penandatangan
4. Lakukan proses tanda tangan digital
5. Selesai! tanda tangan digital Anda sudah berhasil dibuat
Gunakan tanda tangan digital yang tersertifikasi dari penyedia tanda tangan digital yang terpercaya seperti Mekari Sign untuk menandatangani dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan bisnis Anda. Karena dengan tanda tangan digital tersertifikasi, Anda bisa menjadikannya sebagai alat bukti di persidangan jika sesuatu terjadi. [KM-08]
