Data pegawai merupakan aspek penting lain yang perlu diperhatikan selain pegawai itu sendiri. mengapa demikian? Data dan informasi pegawai bersifat rahasia, jika diakses dan jatuh ke tangan yang salah akan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Oleh karena itu, Database karyawan perusahaan perusahaan menggunakan software database karyawan sebagai sarana penyimpanan data dan informasi secara aman.
Apa Itu Perangkat Lunak Basis Data Karyawan Dalam Database Karyawan Perusahaan?
Software database karyawan perusahaan adalah perangkat lunak yang dirancang khusus untuk menyimpan data dan informasi karyawan secara rinci dan aman. Karyawan memiliki berbagai data dan informasi pribadi yang berbeda dengan karyawan lainnya. Misalnya PPh21, jabatan, tanggung jawab, gaji pokok, latar belakang pendidikan, dll.
Semua data dan informasi yang berbeda disimpan menurut klasifikasinya untuk menghindari redundansi. Dibandingkan dengan metode manual, klasifikasi juga memungkinkan akses yang lebih mudah ke data dan informasi karyawan.
Pihak yang berhak mengakses sistem database ada di dalam perusahaan yaitu HRD dan otoritas manajemen tertentu. HRD dan manajer perusahaan hanya perlu mencari kata kunci yang terkait dengan informasi karyawan tertentu, dan sistem akan menampilkan informasi yang dicari. Kemudahan dari software database karyawan perusahaan ini membuat eksekusi keputusan lebih cepat dan akurat.
Alasan pentingnya Software Database karyawan bagi Database Karyawan Perusahaan
Berbicara tentang kegiatan di departemen HR, pasti akan berhubungan dengan data karyawan. Pengelolaan data karyawan merupakan hal yang penting karena data karyawan merupakan dasar untuk perhitungan penggajian karyawan.
Untuk mengelola data karyawan dengan aplikasi database karyawan diperlukan ketelitian yang ekstra agar data yang tersimpan merupakan data yang akurat. Informasi yang termuat dalam data karyawan tidak hanya data diri saja, tetapi berkaitan dengan jatah cuti, masa kerja, histori prestasi, rotasi dan mutasi yang pernah dialami selama bekerja dan masih banyak lagi.
Pengelolaan data karyawan dengan baik dan tepat melalui aplikasi database karyawan akan membantu karyawan, HR, maupun perusahaan dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan masing-masing.
Belakangan ini, seiring dengan berkembangnya teknologi, software database karyawan perusahaan membantu banyak dalam menyederhanakan tugas administratif HR.
Tim HR pun dapat menyelesaikan tugas tersebut dengan lebih praktis dan mudah. Berikut adalah alasan mengapa data karyawan harus dikelola dengan baik:
- Laporan Database Karyawan Perusahaan Dengan Mudah
Ketika data dan informasi karyawan berada dalam database, HRD dapat dengan mudah membuat berbagai laporan. Menyiapkan laporan yang khusus digunakan untuk menganalisis data seperti gaji, kehadiran, dan beban kerja.
- Database Karyawan Perusahaan Tanpa Kertas
Akhirnya, alasan lain untuk menggunakan software database karyawan perusahaan adalah karena mengurangi penggunaan kertas. Cloud server memungkinkan semua data dan informasi tersimpan rapi, tanpa perlu tumpukan kertas seperti cara manual. Dengan adanya software database karyawan perusahaan akhirnya bisa perlahan menerapkan konsep paperless yang lebih ramah lingkungan.
- Akses ke Tingkat Organisasi
Basis data juga menyimpan tanggung jawab, posisi, dan posisi karyawan saat ini. Melalui akses dan pandangan yang jelas, karyawan dapat dengan mudah memahami struktur pelaporan internal dan hierarki perusahaan secara keseluruhan.
Jika ada masalah, karyawan dapat dengan jelas memahami siapa yang harus dihubungi. Fungsi alokasi dalam software database karyawan perusahaan juga memungkinkan HRD untuk menganalisis apakah alokasi karyawan sudah benar atau di luar beban. Jangan sampai karyawan memiliki beban kerja yang terlalu banyak dan justru menurunkan produktivitas.
- Waktu Nyata
Semua data dan informasi karyawan yang dimasukkan ke dalam sistem dapat dilihat secara langsung atau real-time. Perubahan waktu nyata juga membuat data pemantauan lebih mudah. Misalnya, ketika seorang karyawan HRD mengubah posisi karyawan karena promosi karyawan, karyawan, manajemen, dan karyawan HRD lainnya semua dapat melihat perubahan tersebut dalam software database karyawan perusahaan.
- Keamanan data Database karyawan perusahaan
Bagi perusahaan, melindungi data dan informasi karyawan dari ancaman eksternal dan internal (seperti pencurian dan penyalahgunaan data) sangatlah penting. Otentikasi hierarkis dan perlindungan keamanan data dan informasi yang disimpan untuk meminimalkan pencurian dan manipulasi data.Hal Itu tidak akan ditemukan di penyimpanan data dan informasi karyawan jika menggunakan software database karyawan perusahaan.
- Produktivitas
Bersikeras menggunakan cara manual untuk menyimpan data dan informasi membutuhkan HRD untuk mengolah kertas dan formulir yang sangat tidak efisien. Dukungan sistem yang dibangun ke dalam software database karyawan perusahaan memungkinkan untuk menyimpan dan mengakses semua data penting hanya dengan beberapa klik. Ini dapat menghemat banyak waktu dan meningkatkan kinerja.
- Manajemen Terpusat
Dalam perangkat lunak basis data, data dan informasi karyawan disimpan secara terpusat di server cloud. Penyimpanan terpusat dengan server cloud memungkinkan penggunaan perangkat online apa pun untuk mengaksesnya kapan saja, di mana saja. Oleh karena itu, tidak perlu lagi membalik halaman atau membawa tumpukan folder untuk menemukan informasi tertentu.
- Evaluasi Kinerja Karyawan
Pengelolaan data karyawan yang baik akan mempermudah dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan. HR tidak perlu membongkar untuk mencari data karyawan pada periode sebelumnya. Untuk melakukan evaluasi kinerja karyawan tidak memakan waktu yang lama, karena data periode sebelumnya mudah untuk diakses kembali. Dari data tersebut HR dapat menilai bagaimana kinerja setiap karyawan dan menetapkan rencana strategis untuk pengembangan karyawan perusahaan.
- Kontrol Data Lebih Mudah
Data karyawan yang tersimpan dengan baik terlebih jika menggunakan aplikasi HR akan lebih mudah untuk dikontrol. Masing-masing pihak memiliki akses untuk dapat melihat data karyawan. Tentu saja akses yang diberikan pada masing-masing karyawan berbeda, sehingga data yang sifatnya confidential tetap terjaga kerahasiaannya.
- Tingkatkan Retensi Karyawan
Mempertimbangkan tingkat retensi karyawan juga salah satu hal yang sangat penting untuk dilakukan. Jika terlalu tinggi, ini menunjukkan bahwa Anda perlu melakukan beberapa perubahan di tim ataupun perusahaan Anda secara keseluruhan.
Sekali lagi, seperti halnya jam lembur, perlu mempertimbangkan konteks untuk melihat apakah ada peristiwa tertentu yang memicu karyawan untuk berhenti, atau memang hal tersebut terjadi hanya karena karyawan merasa tidak nyaman bekerja di perusahaan Anda.
Sebagian besar perusahaan cenderung membuat jadwal kerja yang sangat ketat untuk dapat meningkatkan produktivitas dengan lebih cepat. Akan tetapi, tanpa mereka sadari hal tersebut menghancurkan tingkat kebahagiaan karyawan untuk terus bekerja di perusahaan.
Ini mengarah pada tingkat retensi yang rendah dan justru akan menjadi boomerang untuk perusahaan Anda jika tidak bisa memberikan work life balance yang pantas untuk karyawan Anda. Jadi, Anda perlu berhati-hati untuk menghindari situasi ini dan mengukurnya dengan data yang relevan, agar Anda mampu mengatasinya dengan baik.
Tips Memilih Software Database Karyawan Perusahaan
Beberapa alasan di atas dapat dipertimbangkan oleh perusahaan untuk beralih ke software database karyawan perusahaan. Tapi bagaimana memilih software database terbaik untuk perusahaan Anda? Ini adalah tantangan bagi perusahaan untuk menemukan perangkat lunak yang paling cocok untuk mereka. Simak tipsnya di bawah ini!
- Pastikan Keamanan Data
Keamanan data adalah masalah utama yang harus dipecahkan oleh perusahaan. Sebagai pemasok perangkat lunak database, pemasok juga harus bersedia untuk memastikan bahwa semua data karyawan perusahaan yang dikelolanya aman. Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu khawatir dengan kebocoran data.
- Memiliki Fungsi dan Antarmuka Pengguna Yang Sesuai
Setiap perusahaan adalah unik dan memiliki kebutuhan yang berbeda. Memastikan software database karyawan perusahaan yang disediakan oleh supplier memiliki fungsi dan user interface yang sesuai dengan perusahaan, sehingga personel internal perusahaan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk beradaptasi dengan penggunaan software tersebut. Anda dapat mencoba demo yang disediakan oleh vendor untuk menentukan apakah fungsi dan antarmuka pengguna yang disediakan sudah sesuai.
- Memiliki Tim Layanan yang Cepat
Penggunaan software tidak selalu berjalan mulus. Perusahaan sebaiknya memilih pemasok dengan tim layanan yang bersedia membantu perusahaan mengatasi dan mencari solusi atas kesulitan perusahaan dalam penyimpanan data dan informasi karyawan.
- Dari Pemasok yang Berpengalaman
Perangkat lunak database karyawan banyak disediakan oleh berbagai vendor. Pilih software database karyawan perusahaan yang disediakan oleh vendor terpercaya dan berpengalaman yang memberikan layanan kepada berbagai pelanggan. Dengan pengalaman yang baik, pemasok dapat membantu perusahaan menyediakan perangkat lunak database terbaik lebih cepat.
- Ikuti Peraturan Pemerintah
Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan perusahaan harus mematuhi UU No.1, keputusan No. 13 Tahun 2003 tentang Sumber Daya Manusia. Memastikan vendor software memahami sepenuhnya aturan dan regulasi terkait ketenagakerjaan agar perusahaan tidak menghadapi masalah hukum di kemudian hari.
Talenta by Mekari: Solusi Software Database Karyawan Perusahaan yang Tepat
Melalui pengelolaan data dan informasi karyawan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional bisnisnya. Pada saat yang sama, karyawan akan merasa bahwa perusahaan telah berhasil memenuhi tugasnya, sehingga meningkatkan semangat kerja mereka. Kombinasi motivasi karyawan yang tinggi dan proses operasi bisnis yang optimal dapat menghasilkan lingkungan perusahaan yang menguntungkan secara keseluruhan.
Pantau kehadiran karyawan Anda di mana saja. Talenta by Mekari memungkinkan karyawan Anda masuk dan keluar dari mana saja. Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan dan bermain bohong.
Karyawan Anda dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini Anda selalu dapat memastikan bahwa karyawan Anda benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.
Jadwal dan shift kerja karyawan juga dapat dikelola dan diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan. Organisir perusahaan Anda dengan lebih baik, tingkatkan produktivitas karyawan dan pertumbuhan perusahaan Anda semua hanya dengan satu kumpulan aplikasi.
Ucapkan selamat tinggal pada kekacauan kertas yang konvensional, dan ucapkan selamat datang pada manajemen efisien, hanya dengan menggunakan satu rangkai alat-alat yang terintegrasi dengan satu sama lain untuk membantu meningkatkan produktivitas dan kepraktisan.
Serahkan kebutuhan administratif Anda pada proses-proses otomatis dan biarkan karyawan Anda fokus pada tugas-tugas yang lebih penting yang akan membantu perusahaan Anda tumbuh secara eksponensial. Yuk, pakai software database karyawan perusahaan dari Talenta by Mekari sekarang dengan mengunjungi websitenya di https://www.talenta.co/ dan dapatkan gratis demo 14 hari! [KM-01]
