Kewajiban perusahaan sebagai pemberi kerja adalah memastikan hak kepada para karyawannya yaitu gaji yang diberikan sesuai perjanjian. Jumlah karyawan di beberapa perusahaan tentu berbeda, ada yang mulai dari skala kecil, menengah, hingga besar.
Untuk memudahkan proses penggajian karyawan dengan mudah, sudah waktunya perusahaan memikirkan untuk menggunakan aplikasi gaji karyawan, karena akan memudahkan juga bagi perusahaan yang nantinya secara otomatis memproses penggajian karyawan dengan tepat waktu.
Tidak ada lagi masalah seperti terlambat dalam mentransfer gaji, kesalahan dalam perhitungan ataupun kesalahan lainnya. Karena semua dilakukan secara otomatis dan praktis.
Untungnya sudah banyak aplikasi gaji karyawan yang hadir di Indonesia. sehingga hal ini juga akan memudahkan HRD dalam pekerjaannya. Lalu seperti apa aplikasi gaji karyawan itu? Simak informasinya berikut ini.
Apa Itu Aplikasi Gaji Karyawan
Aplikasi gaji karyawan adalah sebuah perangkat lunak/software yang dijalankan dengan sedemikian rupa dalam memudahkan proses penggajian karyawan dengan mudah. Sayangnya, sampai saat ini masih banyak perusahaan yang melakukannya secara manual atau menggunakan rumus excel.
Tidak apa jika jumlah karyawan sekitar dua sampai lima orang, namun jika jumlahnya sudah puluhan bahkan ratusan akan lebih baik apabila menggunakan sistem dalam proses penggajian karyawan agar lebih efektif.
Komponen gaji karyawan berupa jabatan, posisi, pajak, jumlah tanggungan, nomor rekening, dan lainnya akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem gaji karyawan. Akan lebih mudah memang jika semua dilakukan dengan bantuan sistem.
Proses Penggajian Karyawan Dalam Perusahaan
Sebelum kita lanjut dalam membahas cara kerja aplikasi gaji karyawan ini. Akan lebih baik jika Anda terlebih dahulu mengetahui bagaimana proses penggajian karyawan di dalam perusahaan. Banyak perusahaan yang berbeda-beda dalam proses penggajian karyawannya, Nah dibawah ini kami rangkum proses penggajian pada umumnya di perusahaan.
1. Hitung Reimbursement
Tak jarang karena pekerjaan membuat karyawan perlu menggunakan uang pribadinya untuk beberapa keperluan perusahaan yang ditalangi terlebih dahulu. Misalnya saja biaya transport, biaya penginapan dalam perjalanan dinas, sampai biaya jamuan untuk rekan kerja perusahaan, dan lain sebagainya.
Biaya tersebut dinamakan biaya reimbursement. Karyawan yang menalangi biaya tersebut akan mendapatkan penggantian sesuai dengan nominal yang karyawan itu keluarkan dan akan diproses di dalam aplikasi gaji karyawan tersebut.
2. Hitung Jam Kehadiran
Karyawan yang datang sesuai dengan jam kehadiran akan menerima gaji yang sesuai. Dan ada juga perusahaan yang menetapkan tunjangan kehadiran bagi karyawan yang tidak telat, hal ini sesuai dengan posisi dan jabatan dari karyawan.
Data kehadiran karyawan yang tersimpan di dalam aplikasi gaji karyawan kemudian akan terintegrasi di dalam sistem sehingga semua akan terakumulasi dengan penggajian karyawan.
3. Proses Penggajian
Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen gaji seperti upah lembur, pajak, dan lainnya. Maka selanjutnya Staff HRD Perusahaan akan melakukan proses dalam menghitung gaji. Kemudian staff HRD ini akan mengirimkan gaji sesuai dengan upah tiap karyawan ke nomor rekening seluruh karyawan.
Tahapan-tahapan yang sudah dibahas di atas itu dengan mudah dilakukan dengan aplikasi gaji karyawan dengan hanya mengklik tombol dan secara otomatis sistem akan berjalan.
Gaji masing-masing tiap karyawan akan langsung di transfer ke rekening tiap karyawan dengan tepat waktu. Jadi, tidak ada keterlambatan apapun. Semua sudah diproses secara otomatis. Cepat sekali, bukan?
Bagaimana Cara Mendapatkan Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik
Setelah mengetahui pentingnya perusahaan dalam menggunakan aplikasi gaji karyawan, tentunya perusahaan menginginkan proses yang efektif dan yang terbaik bagi perusahaan dan juga karyawan. Ada banyak berbagai vendor aplikasi yang menawarkan proses penggajian secara sistematis.
Perusahaan diharapkan bisa lebih selektif dalam memilih vendor mana yang paling tepat dan disesuaikan pula dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa tips cara mendapatkan aplikasi gaji karyawan terbaik.
1. Apakah Aplikasi Gaji Karyawan Berbasis Online
Yang pertama adalah perusahaan perlu mengetahui apakah aplikasi gaji karyawan berbasis online atau offline. Namun, aplikasi gaji karyawan online akan lebih mudah digunakan dibandingkan dengan aplikasi offline.
Data dan informasi dapat diakses dimana saja dan kapan saja, asalkan karyawan terhubung dengan koneksi internet. Sementara itu, aplikasi offline mengharuskan HRD untuk tetap membutuhkan data dan informasi karyawan secara langsung.
2. Mengikuti Perubahan Regulasi Ketenagakerjaan
Perubahan regulasi ketenagakerjaan berpengaruh terhadap perhitungan gaji karyawan. Dengan itu, sistem akan mampu beradaptasi agar sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan terbaru.
3. Terintegrasi
Aplikasi secara terintegrasi akan mampu menghitung seluruh komponen gaji secara otomatis dan juga akurat. Contohnya saja, salah satu komponen gaji adalah kehadiran karyawan dalam bekerja.
Jadi, sebuah aplikasi dapat mengintegrasikan seluruh data karyawan ke dalam sistem, sehingga HRD tidak perlu menghitung ataupun menginputnya secara manual. Jumlah gaji bersih juga dapat lebih valid dan sesuai.
- Mengikuti UU Ketenagakerjaan dan Regulasi Pajak
UU ketenagakerjaan dan regulasi pajak merupakan landasan perusahaan dalam melakukan pembayaran gaji karyawan maupun pemotongan gaji karyawan. Jadi, pilih aplikasi yang sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan regulasi pajak, sehingga aplikasi yang dipilih ini tidak diragukan dan legalitas perusahaan tidak diragukan keabsahannya.
5. Aman dan Rahasia
Komponen gaji karyawan ini bersifat rahasia dan tidak boleh banyak orang yang mengetahuinya. Kemungkinan dalam akses dan manipulasi oleh oknum yang tidak bertanggung jawab bisa saja terjadi jika komponen gaji disimpan pada perangkat keras di kantor. Komponen gaji karyawan jauh lebih terjamin keamanannya apabila tersimpan dalam cloud server.
Kesimpulan Penggajian Online
Aplikasi gaji karyawan merupakan program komputer yang digunakan untuk mengelola data karyawan terkait gaji karyawan. Manfaat dari penggunaan software ini adalah data tersimpan aman di dalam sistem, praktis, akurat, mudah digunakan, dan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja.
Dengan payroll software ini, setiap perusahaan dapat dengan mudah dalam perhitungan gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan jam kerja karyawan yang sudah terintegrasi di dalam sistem. Kemudian sistem akan secara otomatis menarik gaji untuk di transferkan ke rekening karyawan yang sudah di daftarkan.
Penerapan penggajian dengan menggunakan aplikasi gaji karyawan membawa banyak manfaat baik itu bagi perusahaan maupun karyawan. Namun, perusahaan juga perlu selektif dalam memilih aplikasi yang tepat.
Jangan, mudah tertarik dengan aplikasi yang menawarkan harga yang murah. Meskipun ada banyak aplikasi di pasaran yang menarik, namun tetap harus menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Potensi masalah yang muncul apabila memilih aplikasi gaji karyawan yang salah, bisa berisiko dengan keamanan data perusahaan yang mungkin hilang atau dicuri, penipuan online atau kehilangan informasi dan kendali oleh pihak ketiga. Selain itu juga aplikasi itu sendiri tidak memiliki fitur yang lengkap.
Contoh aplikasi gaji karyawan berbasis web yang bisa Anda gunakan adalah Talenta. Aplikasi Talenta ini akan membantu perusahaan dalam mengelola penggajian karyawan dengan cara baru yang lebih baik, mengorganisir perusahaan dengan lebih baik, dan tingkatkan produktivitas karyawan dengan pertumbuhan perusahaan hanya dengan satu kumpulan aplikasi.
Software Payroll Talenta by Mekari Untuk Proses Penggajian yang Efisien
Kelola penghitungan dan pembayaran payroll, pajak, reimbursement, untuk semua jenis karyawan secara efektif dan tanpa resiko salah hitung dengan software payroll otomatis dan terintegrasi
Perhitungan Payroll
Terintegrasi dengan absensi karyawan, lembur, dan cuti, perhitungan payroll jadi lebih mudah dan instan dengan tetap mengikuti aturan pemerintah.
– Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh)
– Perhitungan BPJS Kesehatan
– Perhitungan BPJS Ketenagakerjaan
– Perhitungan Penghasilan Tidak Tetap
– Fitur Lain Payroll
Pembayaran Payroll
Transfer gaji ke berbagai rekening bank karyawan dengan lebih cepat dan fleksibel tanpa dikenakan biaya administrasi antar-bank
– Transfer Payroll Karyawan (via Bank)
– Transfer Payroll Karyawan (via Talenta)
– Transfer Payroll dengan Berbagai Tanggal Cut-Off
– Payroll Custom Access
– Laporan Status Pengiriman Gaji
Laporan Payroll
Mudahkan perencanaan dan budgeting payroll karyawan dengan laporan komprehensif dan akurat yang tersedia setiap saat
– Laporan Penggajian
– Laporan Pajak 1721-A1
– Laporan Pembayaran BPJS
– Laporan Reimbursement
– Laporan Tunjangan Lembur
– Laporan Pinjaman Karyawan
– Report Custom Access
Slip Gaji Generator
Kemudahan mengakses slip gaji karyawan dan riwayat penggajian lainnya melalui aplikasi mobile yang terlindungi secara aman dengan sandi dan kunci sidik jari.
– Pembuatan Slip Gaji Instan
– Distribusi Slip Gaji Online
– Payslip Custom Access
– Slip Gaji Mobile
– Riwayat Slip Gaji
– Penguncian Sidik Jari
Cari Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik Disini
User friendly. Aplikasi yang baik adalah aplikasi yang mudah digunakan, bahkan untuk orang-orang yang tidak terlalu paham teknologi, karena itu, tampilan software juga harus sesederhana mungkin, pengaplikasiannya tidak ribet dan mudah dipahami.
Fitur yang lengkap. Penggajian adalah pekerjaan yang melibatkan banyak variabel, karena itu diperlukan software yang menawarkan banyak fitur seperti absensi, perhitungan lembur, BPJS, cuti/ absen, pajak penghasilan, dan berbagai macam tunjangan, akan membantu pekerjaan dalam penggajian menjadi lebih efisien.
Otomatis. Pilihlah software yang menggunakan sistem hitung secara otomatis dan menghindari adanya human error. Prinsipnya, semakin kuat sistem tersebut dalam menjaga data maka semakin kecil pula terhindar dari risiko kesalahan.
Akurat. Sistem perhitungan yang akurat terkait upah lembur, pajak PPh 21, BPJS, dan THR karyawan.
Menjamin keamanan data. Software payroll online terbaik dapat menyimpan data perusahaan terenkripsi di server cloud yang memiliki backup, sehingga jika salah satu server bermasalah, maka data tetap dapat diakses dari server lainnya. Ini lebih aman dibanding sistem keamanan data software on-site.
Dapat diakses karyawan. Ini merupakan bagian penting, sebab HR software juga berperan menjembatani interaksi HR dan karyawan, dari mulai mengakses slip gaji hingga mengajukan cuti online.
Software Payroll Terbaik di Indonesia – Talenta by Mekari
Bagi perusahaan yang ingin pengelolaan, perhitungan, dan pelaporan gaji karyawan perusahaan dapat dikelola oleh tim profesional dan ahli maka solusinya adalah dengan menggunakan payroll software terbaik saat ini yaitu Talenta by Mekari.
Talenta merupakan pilihan yang tepat karena penyajian data lengkap dan akurat serta keamanan data yang terjamin, sehingga menghindari segala kekeliruan akibat human error dapat diminimalkan.
Coba gratis software payroll Talenta by Mekari sekarang juga dan rasakan manfaat kemudahan dalam pengelolaan penggajian karyawan secara mudah, otomatis dan akurat.
