Transaksi keuangan merupakan elemen terpenting dalam aktivitas ekonomi. Aktivitas itulah yang terjadi ketika terjadi hubungan antara produsen, distributor dan konsumen. Dalam sebuah transaksi penjualan umumnya terdapat catatan yang disebut invoice yang biasanya dapat juga dibuat menggunakan invoice generator.
Invoice pembelian atau invoice pembelian adalah salah satu dokumen yang merupakan bukti sudah terjadi sebuah transaksi penjualan suatu produk atau jasa. Dokumen lain yang serupa dengan invoice pembelian adalah invoice pembelian, dokumen ini merupakan invoice atau invoice pembelian yang diserahkan pada konsumen sebagai bukti bahwa terjadi pembelian atas suatu produk atau jasa.
Dokumen dalam aktivitas transaksi ini sangatlah penting karena menjadi bukti telah terjadi transaksi sekaligus menjadi alat yang digunakan untuk melakukan pencatatan keuangan ketika sebuah transaksi keuangan terjadi. Laporan keuangan yang terkait dengan penjualan dan pembelian bisa dilacak atau dirunut dengan menggunakan invoice. Lalu apakah invoice pembelian dan invoice generator itu?
Mengenal Invoice Pembelian Dalam Aktivitas Bisnis
Secara harfiah, invoice dapat diartikan sebagai invoice. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice diartikan sebagai daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan. invoice juga bisa diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen.
Invoice sendiri merupakan dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha yang kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan harga yang harus dibayarkan.
Invoice juga sering digunakan untuk alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Serta, detail dari jumlah transaksi dan kapan tenggat waktu pembayaran sudah tertera dalam invoice tersebut
Terdapat beberapa dokumen yang digunakan untuk mencatat sebuah transaksi seperti nota, kwitansi ataupun invoice pembelian. Semuanya berfungsi sebagai bukti bahwa sebuah transaksi sudah terjadi. Dokumen tersebut akan memuat informasi produk barang atau jasa yang ditransaksikan dan juga besarnya mata uang yang dipindahkan dalam transaksi tersebut.
Bukti transaksi ini sangat penting dalam proses akuntansi. Seorang akuntan membutuhkan bukti transaksi untuk membuat laporan keuangan. Salah satu bukti transaksi yang digunakan untuk membuat laporan keuangan ini adalah invoice pembelian.
Invoice pembelian adalah dokumen yang menjadi bukti telah terjadinya transaksi atau kesepakatan transaksi. Definisi umum dokumen invoice pembelian adalah bukti adanya tagihan dari Pengusaha Kena Pajak bagi konsumen setelah terjadi pembelian barang atau jasa kena pajak.
Invoice pembelian juga disebut dengan invoice dalam istilah bahasa Inggris. Kegunaan invoice pembelian sedikit berbeda dengan nota atau kwitansi meski sama – sama digunakan sebagai bukti transaksi atau tanda terima barang.
Invoice pembelian umumnya diterima pihak pembeli ketika produk yang ditransaksikan sudah diterima. Akan tetapi terkadang ada kesepakatan transaksi berupa pengiriman invoice pembelian pada awal transaksi ketika dilakukan pemesanan barang.
Invoice pembelian ini merupakan bukti transaksi dari invoice generator atau penerimaan barang yang akan diberikan pada pihak pembeli sebagai bukti pihak penjual atau distributor melakukan penjualan pada pihak pembeli.
Jenis-Jenis Invoice atau invoice
Ada 3 jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Berikut jenis-jenis invoice beserta penjelasannya.
- Invoice biasa
Invoice biasa banyak ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat mengenai perincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.
- Invoice konsuler
Invoice konsuler merupakan invoice pembelian yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, bila Anda melakukan aktivitas ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.
- Invoice proforma
Apabila barang yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap, maka penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.
Fungsi dan Kegunaan Invoice pembelian Bagi Pelaku Bisnis
Ada beberapa fungsi invoice pembelian yang menyebabkan dokumen ini selalu ada pada sebuah transaksi antara pengusaha kena pajak ketika melakukan transaksi berupa barang atau jasa kena pajak. Salah satunya adalah kaitan invoice pembelian dengan aturan perpajakan.
Penggunaan invoice pembelian sebagai dokumen pencatatan transaksi tidak diatur dalam undang – undang, akan tetapi dalam konteks perpajakan maka invoice pembelian adalah bagian dari sebuah invoice pembelian pajak sederhana. Hal inilah yang menyebabkan invoice pembelian juga memiliki fungsi sebagai bukti sudah adanya pungutan pajak pertambahan nilai dari sebuah transaksi barang kena pajak. Hal ini juga dapat dipermudah dengan penggunaan teknologi seperti invoice generator.
Fungsi lain dari invoice pembelian adalah sebagai dokumen atas transaksi benda atau jasa kena pajak yang dibeli oleh konsumen. Hal ini juga dapat dipermudah dengan penggunaan teknologi seperti invoice generator. Dokumen ini akan memuat kuantitas dan harga barang atau jasa yang ditransaksikan. Karena alasan inilah invoice pembelian juga bisa digunakan untuk melakukan klaim atau keluhan ketika ada masalah, kekurangan atau cacat pada produk barang yang dibeli.
Kesalahan pengiriman barang yang berbeda dari pesanan bisa ditelusuri dan dibuktikan dengan menggunakan invoice pembelian ini. Hal ini juga dapat dipermudah dengan penggunaan teknologi seperti invoice generator. Fungsi invoice pembelian dari sudut pandang praktik akuntansi adalah sebagai dokumen yang membuktikan dan menjelaskan nilai tagihan dari sebuah transaksi yang harus dibayar pihak konsumen.
Invoice pembelian yang sudah ditandatangani oleh konsumen juga menjadi bukti bahwa barang yang diserahkan sudah sesuai dengan pesanan.Dari sisi konsumen yang menerima invoice pembelian, maka dokumen ini juga bisa digunakan sebagai rujukan ketika akan membeli barang yang sama.
Invoice pembelian akan memuat informasi berupa penjual atau distributor barang serta harga barang tersebut. Salah satu kegunaan invoice pembelian adalah sebagai bukti yang sah dalam menyusun laporan keuangan. Dokumen ini juga bisa dipakai sebagai bukti sah ketika membuat dan melakukan pelaporan pajak. Karena alasan inilah keterlibatan invoice pembelian dalam sebuah transaksi resmi dan legal menjadi sangat penting.
Mengenal Format Invoice pembelian
Format invoice pembelian sebenarnya tidak diatur dengan standar tertentu. Akan tetapi cara buat invoice pembelian harus memenuhi beberapa kaidah utama. Kaidah – kaidah tersebut antara lain adalah:
- Memuat informasi mengenai nama, alamat serta nomor pokok wajib pajak dari pihak yang menyerahkan barang kena pajak atau pihak penjual.
- Mencantumkan jenis barang kena pajak yang ditransaksikan.
- Menyertakan informasi harga jual barang kena pajak yang sudah termasuk pajak pertambahan nilai atau besarnya pajak pertambahan nilai dicantumkan secara terpisah.
- Mencantumkan besarnya pajak atas barang mewah jika produk yang ditransaksikan termasuk dalam golongan tersebut.
- Memuat kode, nomor serta tanggal ketika invoice pembelian tersebut dibuat.
Format sebuah invoice pembelian bisa sangat fleksibel ketika sudah memenuhi persyaratan–persyaratan di atas. Hal ini juga dapat dipermudah dengan penggunaan teknologi seperti invoice generator. Sebuah invoice pembelian umumnya juga mencantumkan informasi atau setidaknya nama konsumen yang melakukan pembelian.
Berikut ini contoh invoice pembelian barang dengan format dan kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh sebuah invoice pembelian.
- Invoice pembelian memuat informasi mengenai pengusaha kena pajak atau perusahaan yang menjual produk umumnya dicantumkan dalam kop atau header sebuah invoice pembelian. Bagian ini bisa mencakup pencantuman nama, logo serta alamat dan nomor kontak dari perusahaan yang bersangkutan.
- Kemudian terdapat bagian formulir yang memuat nama dari pihak konsumen yang bertransaksi. Bagian ini umumnya juga dilengkapi dengan alamat kantor dari pihak konsumen sebagai bukti transaksi yang otentik.
- Kode transaksi biasanya dibuat oleh pihak pengusaha kena pajak yang menerbitkan invoice pembelian tersebut. Kode ini harus unik karena berguna untuk mencatat dan membedakan satu transaksi dengan transaksi yang lain. Tanggal transaksi juga menjadi informasi yang disertakan untuk mengetahui kapan transaksi yang dicatat oleh invoice pembelian ini dilakukan.
- Detail transaksi umumnya dibuat dalam format kolom besar yang berfungsi untuk mencatat detail dari transaksi yang dilakukan. Detail ini memuat jenis dan jumlah barang yang diserahkan pihak pengusaha kena pajak kepada pihak konsumen.
- Kemudian nilai nominal transaksi yang dibayarkan atas transaksi barang termasuk pajak juga dicantumkan karena invoice pembelian juga berfungsi sebagai pelaporan pengenaan pajak atas barang yang ditransaksikan.
- Bagian terakhir dari sebuah invoice pembelian adalah identitas dan autentikasi berupa tanda tangan dari pihak kasir atau penerima uang dan pihak konsumen yang menerima barang. Hal ini untuk menegaskan bahwa transaksi dilakukan dengan kesadaran dan persetujuan kedua belah pihak.
Itulah informasi mengenai pengertian, fungsi dan bentuk atau format sebuah invoice pembelian. Peran utama invoice pembelian adalah sebagai bukti sudah terjadinya transaksi yang sah akan produk barang atau jasa kena pajak dan nilai transaksi yang terjadi sudah dikenakan pajak pertambahan nilai. Hal ini dapat dipermudah dengan penggunaan teknologi seperti invoice generator.
Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Invoice Generator Mekari Jurnal
Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software invoice generator online seperti Mekari Jurnal, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.
Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, invoice generator Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat invoice pembelian yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.
Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.
Selain itu, dengan invoice generator Mekari Jurnal Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat invoice pembelian sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat invoice pembelian otomatis.
Software invoice generator Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan invoice pembelian pembelian dan pembayaran.
Dengan menggunakan aplikasi invoice generator Mekari Jurnal, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik. Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari. [KM-01]
