Banyak kantor yang tidak segera ditutup ketika tawaran untuk bekerja dari rumah dibuat. Ada beberapa kantor yang menggunakan sistem piket untuk stafnya, terutama di daerah yang penyebaran virusnya cukup luas.
Anda tetap bisa membantu pencegahan virus corona meski tidak terlibat langsung dalam pemberantasannya. Bahkan dalam arti kecil, mendapatkan piket kantor sebenarnya berkontribusi pada penyebaran virus.
aplikasi membuat jadwal piket adalah salah satu dari sekian banyak aplikasi yang dapat membantu para pengelola bisnis untuk menjalankan aktivitas operasional dengan lebih mudah. Meskipun kegiatan mengatur jadwal piket juga dapat dilakukan secara manual, saat menjalankan bisnis yang lebih kompleks, aplikasi membuat jadwal piket akan sangat membantu Anda terlebih dalam hal mengatur jadwal piket kerja karyawan.
Penggunaan aplikasi membuat jadwal piket yang tepat juga dapat membantu Anda dari banyak aspek, terutama apabila bisnis Anda tengah berkembang, mempertimbangkan penggunaan aplikasi membuat jadwal piket dapat membantu Anda dan bisnis menghemat banyak waktu.
Model Piket Kerja yang Umum Diterapkan di Aplikasi Membuat Jadwal Piket
Sebelum membahas tips mengelola jadwal kerja, perlu diketahui bahwa ada tiga model piket kerja yang umum diterapkan.
- Piket normal, yaitu jadwal kerja dibuat dengan pembagian jam kerja normal harian, di mana waktu kerja dibagi menjadi 2 atau 3 piket. Misalnya, pengelola rumah sakit membagi waktu kerja perawat menjadi 3 piket, yaitu pagi (07.00-15.00), siang (15.00-23.00), malam (23.00-07.00).
- Piket panjang, piket yang tidak mengikuti waktu kerja normal untuk jenis industri tertentu, misalnya transportasi. Sopir bus atau truk jarak jauh biasanya menyelesaikan jam kerjanya lebih panjang dalam sehari. Misalnya mereka bekerja 10 jam sehari hanya selama 4 hari, sisanya adalah hari istirahat.
- Piket fleksibel, ini merupakan piket bebas, di mana karyawan mengatur dan menentukan jam kerjanya sendiri, misalnya dalam industri kreatif.
Lalu, bagaimana langkah mengelola jadwal piket kerja karyawan dengan mudah? Berikut ini panduan sederhana tentang pola kerja karyawan.
Ketentuan Karyawan Kerja Piket Menurut UU Ketenagakerjaan dengan Aplikasi membuat jadwal piket
Sebelum membahas lebih jauh tentang jadwal kerja piket, pastikan Anda sudah benar-benar memahami tentang kebijakan menerapkan kerja piket. Ketentuan mengenai hal ini telah diatur dalam Undang-undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan).
Pada dasarnya, lama waktu kerja pada sistem piket tidak berbeda dari sistem full time, yaitu 7 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu; atau 8 jam dalam 1 hari dan 40 jam dalam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu. Dengan kata lain, karyawan piket tidak boleh bekerja melebihi 40 jam dalam seminggu. Namun, ketentuan mengenai durasi waktu kerja piket ini bisa tidak berlaku pada beberapa sektor usaha tertentu, misalnya untuk penerbangan jarak jauh, pengeboran minyak lepas pantai, sopir angkutan jarak jauh, atau pekerjaan di kapal laut.
Hal Penting yang Harus Diperhatikan Sebelum Menyusun Jadwal Piket dengan Aplikasi membuat jadwal piket
Selain itu, perusahaan juga berhak meminta karyawan piket untuk lembur. Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama, harus ada persetujuan dari pihak karyawan yang bersangkutan untuk melakukan lembur. Kedua, durasi lembur maksimal tiga jam dalam sehari dan empat belas jam dalam seminggu. Ketiga, perusahaan harus membayar upah lembur kepada karyawan.
Panduan Cara Membuat Jadwal Kerja Piket dengan Aplikasi Membuat Jadwal Piket
- Pelajari Peraturan Perundang-Undangan
Pemerintah mengatur regulasi jam kerja karyawan dengan jelas pada UU Ketenagakerjaan, dimana maksimal jam kerja adalah 8 jam sehari atau 40 jam dalam seminggu.
- Kenali Jam Sibuk Bisnis Anda
Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jam tersibuk pada pada bisnis Anda. Sehingga mudah untuk menempatkan lebih banyak karyawan yang masuk pada jam-jam sibuk tersebut.
- Bagi Karyawan dalam kelompok
Kelompok-kelompok piket karyawan ini akan memudahkan Anda untuk mengatur jadwal kerja sift karyawan yang baru. Anda bisa membagi kelompok piket karyawan menjadi 4 jika bisnis Anda beroperasi selama 24 jam.
- Berlakukan Piket Kerja Rolling
Pastikan jam kerja piket karyawan tidak permanen, pastikan minimal seminggu sekali karyawan berganti jadwal piket. Hal ini akan meningkatkan produktivitas serta kebahagiaan karyawan saat bekerja.
- Buat Tabel Jadwal di Excel
Agar mudah dalam melakukan pencatatan jadwal, Anda bisa menggunakan Microsoft Excel. Anda juga bisa dengan mudah memeriksa apakah distribusi jam kerja shift dilakukan secara merata atau tidak.
- Gunakan Aplikasi Absensi dan Pembuat Jadwal Piket
Aplikasi absensi online berbasis mobile akan membantu Anda dalam mengatur jam kerja piket karyawan dengan mudah. Sehingga Anda tidak perlu repot-repot melakukan pencatatan manual. Perhitungan jam lembur serta gaji pun menjadi lebih mudah.
Apa saja yang dapat Anda lakukan dengan aplikasi membuat jadwal piket? Berikut ulasannya:
Manfaat Menggunakan Aplikasi Membuat Jadwal Piket
- Memangkas waktu untuk membuat jadwal piket
Bagi kebanyakan perusahaan yang masih menerapkan sistem manajemen konvensional, perumusan jadwal jam kerja atau piket karyawan membutuhkan waktu untuk penyusunan, belum lagi kalau sampai terjadi human-error.
Hal ini dapat diminimalisir bila manajemen memiliki teknologi yang dapat mengotomasi cara kerja manual dalam penugasan piket tersebut menggunakan aplikasi membuat jadwal piket, terutama apabila Anda memiliki ratusan hingga ribuan pekerja yang perlu Anda atur piketnya.
- Mudah diakses dan meminimalisir miskomunikasi
Penggunaan teknologi aplikasi membuat jadwal piket yang tepat dapat meminimalisir adanya miskomunikasi, hal ini dapat dicapai dengan teknologi yang dapat mengintegrasikan jadwal piket yang dibuat Supervisor pada pekerja. Kedua pihak dapat melihat langsung jadwal dalam satu aplikasi, dari jadwal per minggunya hingga apabila ada perubahan pada piket secara mendadak.
Dengan teknologi aplikasi membuat jadwal piket berbasis cloud, semua dalam penjadwalan dapat diakses secara real-time serta dapat diakses kapanpun saja, sehingga lebih minim bias dan miskomunikasi. Kedua belah pihak pun mendapatkan transparansi yang lebih baik. Tanpa perlu adanya human-error atau dokumen fisik yang bisa rusak dan hilang.
- Meminimalisir kesalahan yang berpotensi merugikan operasional dan bisnis
Berbeda dengan penjadwalan jam kerja yang dilakukan secara manual, penggunaan aplikasi dapat meminimalisir adanya kesalahan serta memangkas waktu Anda untuk menyusun jadwal piket kerja. Umumnya tantangan yang dialami HR/Supervisor ketika membuat piket adalah:
- Adanya miskomunikasi dari pekerja terhadap perubahan jadwal piket yang mendadak
- Jadwal piket yang kosong mendadak karena ada pekerja yang absen
- Membutuhkan waktu lagi untuk menghubungi atau mengganti pekerja yang mendadak tidak hadir
Dengan aplikasi yang tepat, manajemen dapat lebih mudah melakukan evaluasi terkait perencanaan minimal untuk seminggu ke depan serta meminimalisir apabila adanya pekerja yang mendadak tidak dapat hadir karena semuanya telah terotomatisasi, mencegah kekurangan pekerja piket secara keseluruhan, meminimalisir adanya pekerja piket yang bentrok.
- Memudahkan proses integrasi antar area lini bisnis perusahaan Anda
Selain dapat digunakan untuk mengatur jadwal piket para pekerja, penggunaan aplikasi memungkinkan terintegrasinya data piket antar HR/Supervisor dengan departemen finansial, sehingga memudahkan banyak pihak untuk proses penggajian dan faktur dengan lebih cepat.
Tentu hal ini akan menjadi nilai tambah tersendiri di mata Anda, mengingat di banyak perusahaan lain masih kerap ditemukan kerumitan saat hendak menunaikan hak karyawan semisal uang lembur dan sebagainya.
- Membantu Anda memantau risiko secara berkala
Mayoritas aplikasi penjadwalan memiliki notifikasi apabila ada aktivitas yang berpotensi terjadi adanya kesalahan. Contoh kasusnya seperti, apabila ditemukan adanya potensi kekurangan jumlah jam kerja akibat karyawan yang tiba-tiba mengajukan izin dalam jangka waktu tertentu. Atau pun ketika jumlah pekerja tidak memenuhi piket tertentu. HR/Supervisor apabila terdapat kekurangan jumlah pekerja.
Dengan aplikasi yang tepat Anda dapat meminimalisir serta memantau risiko secara berkala, tanpa harus mengorbankan banyak waktu.
- Meningkatkan tingkat kepuasan pekerja pada perusahaan
Lewat aplikasi membuat jadwal piket, perusahaan dapat dengan lebih adil merumuskan jam kerja para karyawan serta meminimalisir human-error. Mengurangi potensi adanya rasa tidak puas pada perusahaan, sehingga dapat menciptakan level kepuasan karyawan yang lebih baik.
Selain itu, dengan adanya fitur feedback yang dapat menampung aspirasi para pekerja, perusahaan juga dapat lebih mudah melakukan penyesuaian agar tercipta kondisi kerja yang saling menguntungkan baik di sisi pekerja maupun di sisi pengelola perusahaan.
Hal yang Perlu Anda Perhatikan Saat Memilih Aplikasi Membuat Jadwal Piket
Tertarik untuk menggunakan aplikasi membuat jadwal piket? Simak terlebih dahulu beberapa hal yang harus Anda perhatikan sebelum mengambil keputusan untuk perusahaan Anda:
- Biaya
Pastikan Anda memiliki anggaran yang cukup sebelum mengambil kebijakan untuk menggunakan aplikasi membuat jadwal piket. Sebab, aplikasi ini mayoritas bersifat berbayar.
- Fitur
Pelajari terlebih dahulu tentang fitur yang ditawarkan oleh aplikasi. Sebab, setiap aplikasi tentu memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing dan belum tentu menawarkan teknologi yang sama.
- Keamanan
Perhatikan bahwa perusahaan pengembang aplikasi adalah perusahaan yang layak dipercaya. Sehingga data yang ada di perusahaan Anda tidak disalah gunakan di kemudian hari.
Cara cerdas untuk mengelola jadwal piket dengan Mekari Talenta
Mengelola piket jadi lebih mudah dengan menggunakan software yang tepat, bagi Anda yang belum memiliki banyak pekerja piket. Mekari Talenta adalah software salah satu aplikasi membuat jadwal piket berbasis aplikasi yang mudah digunakan dan mudah terintegrasi dengan software-software lainnya. Jadi anda tidak perlu melakukan perbaikan sistem ulang yang membutuhkan waktu yang lama.
Kelola ratusan hingga ribuan pekerja piket hanya dalam satu dasbor, proses penjadwalan piket terotomatisasi tanpa khawatir kekurangan pekerja, komunikasi terintegrasi antar HR/Supervisor dan pekerja.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.
