Jika Anda mengelola sebuah tim atau bekerja berdasarkan target, kemungkinan besar Anda pernah mendengar tentang KPI dashboard.
Yang belum familiar juga mungkin ada, dan sekarang sedang kebingungan memahami apa itu KPI dashboard dan bagaimana konsep pembuatannya. Bahkan sekalipun sudah familiar dengan KPI dashboard, belum tentu kita mengerti cara menyusunnya.
Maka itu, dalam kesempatan kali ini Talenta akan memberikan ulasan mengenai definisi dan cara merancang KPI dashboard yang efektif.
Apa Sebenarnya KPI? Simak Definisinya!
Terminologi KPI dashboard biasanya dibuat dalam konteks bisnis, sehingga tidak semua orang mengerti akan maksud dari penamaannya.
Key Performance Indicators, disingkat KPI dashboard, adalah indikator penting (kunci) dalam melihat kemajuan dari hasil yang diinginkan.
Menurut Banerjee dan Buoti (2012), KPI dashboard adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI dashboard juga digunakan untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan. Sederhananya, KPI dashboard merupakan alat ukur yang menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
Key performance indicator dapat diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI dashboard juga merupakan suatu hal yang perlu terus diperhatikan oleh manajemen.
Mungkin banyak yang masih bingung dengan pengertian KPI dashboard. Mari kita telaah lebih lanjut dengan mengenal apa manfaatnya berikut ini!
Mengapa KPI dashboard Penting Bagi Sebuah Organisasi?
KPI dashboard adalah bagian penting dalam mengukur keberhasilan dan kegagalan bisnis. Dikenal juga sebagai laporan kilat atau dasbor, KPI memungkinkan pemilik dan manajer bisnis mendapatkan gambaran umum tentang kinerja bisnis mereka – atau kinerja masing-masing departemen – dalam waktu tertentu.?KPI mengukur tujuan bisnis terhadap data aktual dan terukur selama periode tertentu.
Berikut adalah lima manfaat KPI:
- Dengan KPI, Target Jadi Lebih Terukur
Sekali lagi, KPI adalah alat untuk mengukur sejauh mana Anda mendekati target Anda. KPI bukanlah target Anda.
Contohnya, sebuah KPI dapat mengindikasikan bahwa saat ini team hanya mampu mencapai 20% dari prospek yang diinginkan (tentu saja sesuai dengan benchmark yang sudah ditetapkan perusahaan). Berdasarkan indikasi yang ditampilkan KPI, manajer penjualan dapat mengetahui progress penjualan serta alasan mengapa hasil yang dikeluarkan belum sesuai harapan. Ini akan menuntun manajer untuk mengeluarkan strategi baru ke depannya.
- Menciptakan Atmosfer Belajar
Menurut Root Cause, data yang dihasilkan dengan KPI bisa menuntun karyawan untuk menciptakan percakapan penting dengan rekan setim maupun dengan manajer mereka. Jika dijadikan kebiasaan, maka akan tercipta lingkungan edukatif di dalam perusahaan.
Anda juga bisa menganalisis apakah KPI yang telah ditetapkan berjalan efektif atau tidak, atau meninjau ulang apakah KPI cukup masuk akal untuk bisa dicapai tim Anda atau tidak.
- Mendapatkan Informasi Penting
KPI memberikan gambaran langsung dari keseluruhan kinerja perusahaan. Data real-time yang disediakan KPI memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian sistematis sehingga Anda tidak perlu membuat perubahan besar-besaran setiap akhir bulan untuk mencapai target.
Selain gambaran kinerja, beberapa perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur seberapa baik mereka mencapai standar tertentu yang mungkin tidak terkait langsung dengan bisnis atau keuntungan mereka.
- Mendukung Akuntabilitas
Tanpa sumber data yang tepat dan terukur seperti KPI, perusahaan akan kesulitan dalam memberikan penilaian performa karyawannya. Anda mungkin saja berasumsi bahwa karyawan A berkinerja buruk karena masalah keterlibatan. Tapi Anda tidak memiliki bukti yang dapat diukur. Padahal kinerja bisa diukur dengan statistik lain, dan KPI bisa menjadi alatnya.
Pada dasarnya, KPI mendorong akuntabilitas (pertanggungjawaban) bagi karyawan (jika mereka kurang kinerjanya) dan perusahaan (jika KPI dianggap sulit dicapai).
- Meningkatkan Semangat
KPI bisa sangat bermanfaat dan memotivasi karyawan untuk menerima feedback positif karena memenuhi KPI tertentu. Hasilnya seringkali instan. Ini menciptakan rasa ‘memiliki tujuan’ dan membuat mereka tetap fokus untuk mencapai tujuan tersebut.
5 Langkah Merancang KPI yang Baik
Banyak orang yang mengatakan bahwa merancang KPI adalah hal yang rumit. Setiap KPI harus terkait dengan hasil bisnis tertentu dengan ukuran kinerja. KPI sering kali disalahartikan dengan metrik bisnis. Langkah di bawah bisa menuntun Anda dalam merancang KPI, tentu saja dengan menyelaraskan dengan tujuan organisasi.
- Langkah 1 – Identifikasi kinerja bisnis yang ingin Anda ukur
Sebelum merancang KPI, kita perlu memahami proyek yang akan dijalankan terlebih dahulu, sehingga arah dan tujuan proyek/bisnis yang ingin dicapai lebih terlihat jelas. Anda akan bisa melihat hasil apa yang Anda inginkan serta mengapa hasil ini penting.
Hampir sama seperti kita perlu melihat ukuran dari gunung yang akan didaki sebelum memutuskan rute mana yang akan dilewati!
- Langkah 2 – Tetapkan tolak ukur kemajuan kinerja
Tujuan dari KPI adalah untuk mengukur kinerja dan progress proyek/bisnis Anda, sehingga penting untuk KPI dipahami semua anggota yang berkepentingan.
Maka itu, target harus spesifik agar kinerja dapat diukur dengan objektif. Anda juga perlu memikirkan apa yang akan menjadi tolak ukur rendah-tingginya kemajuan kinerja.
Contohnya, target penjualan adalah 5.000 barang. Jika hasil KPI menunjukkan penjualan hanya mencapai 4.000 (dan 4.000 diartikan tidak memenuhi standar), artinya terdapat aspek yang harus diperbaiki. Penting juga untuk menentukan titik mana yang memenuhi syarat berhasil atau gagal.
Dengan melakukannya, baik anggota tim/divisi dapat melihat kinerja mereka, dan para leader/manager dapat memberikan arahan yang lebih sesuai dengan kondisi.
- Langkah 3 – Bandingkan kinerja saat ini dengan target yang ditentukan
Melakukan review dari kinerja saat ini memberikan titik awal untuk pengukuran dan memungkinkan keseluruhan target untuk dipecah menjadi tujuan yang lebih kecil.
Contohnya, ‘agar tujuan keseluruhan X dapat dicapai, kinerja perlu ditingkatkan sebesar Y setiap bulan’. Ini akan membuat Anda dapat melihat bagaimana KPI dapat mempengaruhi hasil kerja keseluruhan.
- Langkah 4 – Tinjau perubahan kinerja hingga saat ini
Merancang dan menjalani KPI saja tidak bisa dikatakan cukup. Anda perlu menilik ulang proses dan hasilnya untuk perbaikan berkelanjutan.
Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah mencapai hasil Anda? Oleh karena itu perlu dilakukan peninjauan. Meninjau kinerja dari KPI sebelumnya akan memberikan Anda dasar yang realistis untuk menentukan KPI berikutnya. Berikut contoh mengapa meninjau ulang KPI akan bermanfaat.
Mari katakan sebuah perusahaan sudah melebihi pencapaian yang ditargetkan, misalnya 120% dari target, ditambah produktivitas tim yang masih bagus. Maka, tidak ada salahnya untuk menaikkan target untuk meningkatkan hasil.
Sebaliknya, jika tidak tercapai, jangan memaksakan untuk menaikkan target berikutnya, sebab akan mempengaruhi motivasi dan produktivitas tim. Artinya, Anda perlu mengidentifikasi mengapa terjadi ketidaksesuaian pada performa tim.
- Langkah 5 – Merancang KPI
Jika langkah 1 sampai 4 di atas telah dipahami, langkah selanjutnya adalah mulai menyusun KPI untuk organisasi Anda sendiri.
Pastikan target, tolak ukur, dan sumber data sudah siap. Mari kita ambil contoh berikut:
Contoh KPI Dept. Sales Marketing
“Sales Opportunity”
KPI Sales Opportunity mengatur prospek berdasarkan nilai peluang (value) dan probabilitas closing penjualan. Setiap prospek memiliki perkiraan nilai pembelian yang terkait dengan mereka untuk membantu tim Anda memprioritaskan upaya mereka.
Kunci Performa: Negosiasi, Kontrak Baru
Tolak Ukur Keberhasilan: Value tiap prospek meningkat, Kemungkinan menang dari kompetitor meningkat.
- Meningkatkan akuisisi pelanggan baru sebesar 20% selama 2021
- Meningkatkan indeks kepuasan pelanggan sebesar 5% selama 2021
Apa yang Membuat KPI Efektif?
Sekarang kita tahu bahwa KPI adalah sebuah alat ukur untuk melihat indikator kinerja utama. Terlalu sering, organisasi mengadopsi KPI yang diakui industri tanpa pikir panjang, dan setelahnya bertanya-tanya: mengapa KPI tersebut tidak mencerminkan bisnis mereka sendiri dan akhirnya gagal memberikan perubahan positif apa pun.
Dalam hal mengembangkan strategi untuk merumuskan KPI, tim Anda harus mulai dengan memahami apa tujuan organisasi Anda. ini dilakukan agar Anda mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI akan mengukur proses bisnis perusahaan dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut.
Ada beberapa hal penting yang membuat KPI dapat diterapkan secara efektif di perusahaan.
Strategi dan Objektif Perusahaan yang Jelas
Sering kali manajemen menginginkan hasil maksimal atau performa yang luar biasa tanpa memahami apa tujuan yang ingin mereka capai dan strategi apa yang harus dijalankan demi mendapatkannya.
Oleh karena itu, kejelasan strategi dan tujuan perusahaan yang jelas akan menjadi kunci utama bagi seluruh personel mengeluarkan kinerjanya.
Sistem yang Mendukung
Perlu adanya sistem yang mumpuni dalam membuat dan mengukur laporan kinerja. Sistem tersebut tidak melulu harus terhubung dengan teknologi. Sistem yang rapi, terkontrol, dan konsisten cukup untuk membuat KPI berjalan dengan mulus.
KPI adalah Komunikasi
KPI adalah bentuk komunikasi. Perlakukan ia sebagaimana komunikasi adalah aspek penting dalam setiap kegiatan usaha dan kerja sama. Sama seperti komunikasi, KPI mematuhi aturan dan praktik terbaik seperti informasi yang ringkas, jelas dan relevan.
Kelola KPI Karyawan Mudah dengan Talenta by Mekari
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Sehingga hadirnya Talenta by Mekari memberikan solusi dengan menghadirkan aplikasi KPI yang dapat diakses secara online dan dapat membantu mengotomatisasi proses seperti pembayaran gaji dan absensi dalam suatu dashboard yang mudah digunakan.
Talenta menggunakan business model managed subscription, jadi anda berlangganan secara tahunan ke Talenta untuk menggunakan software ini. Tidak bisa bayar sekali didepan lalu pakai selamanya.
Selain itu, semua data yang ada di dalam KPI dashboard Talenta by Mekari akan terjamin keamanannya, karena kami memiliki kualitas keamanan standar ISO 27001 yang setara dengan bank.
Talenta juga menggunakan teknologi enkripsi sehingga data-data yang tersimpan tidak akan dapat dilihat oleh pihak yang tidak berwenang.
Fitur Talenta by Mekari:
Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.
- Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.
- Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.
- Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.
- Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.
- Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.
Dengan fitur – fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.
Tertarik mencoba Talenta secara gratis? Kunjungi Talenta.co sekarang juga! [KM-01]
