Istilah payroll sudah tidak asing lagi bagi karyawan yang bekerja di perusahaan, yang artinya sistem penggajian di suatu perusahaan. Sedangkan proses payroll secara umum terbagi menjadi 3 tahap, yaitu Pre-Payroll, Payroll, dan Pasca-Payroll.
Saat bekerja di suatu perusahaan, pasti kita sering mendengar apa itu payroll. Secara umum, payroll artinya adalah sistem penggajian yang diterapkan dalam sebuah perusahaan.
Pengertian Payroll
Sedangkan menurut Darwinbox, payroll adalah total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam jangka waktu atau pada waktu yang sudah ditentukan.
Payroll juga dapat merujuk pada data karyawan dan jumlah kompensasi yang harus dibayar pada masing-masing karyawan tersebut. Payroll dapat berubah-ubah dari satu periode ke periode pembayaran yang lain. Hal ini dikarenakan adanya lembur, absen, dan faktor lainnya.
Dapat disimpulkan, dalam menjalankan payroll dalam sebuah perusahaan, Human Resources Department (HRD) harus mengolah data semua karyawan beserta komponen yang mempengaruhi gaji mereka untuk perhitungan gaji setiap bulan.
Adanya software payroll terbaik dapat mempermudah proses penggajian tersebut karena dapat dilakukan secara otomatis dengan akurasi dan keamanan yang terjaga.
Proses Payroll
Karena ada faktor-faktor yang mempengaruhi nominal gaji setiap karyawan, maka dalam payroll dibutuhkan perencanaan yang matang. Dikutip dari Talenta, ada tiga tahapan dalam payroll, antara lain:
1. Pre-Payroll
Merupakan langkah awal dalam menentukan kebijakan penggajian di suatu perusahaan. Kebijakan ini biasanya berkaitan dengan cuti dan tunjangan, lembur, dan kehadiran.
Perusahaan-perusahaan di Indonesia juga harus memperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam melaksanakan payroll, seperti kebijakan BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan Perhitungan PPh 21. Kebijakan ini yang nantinya akan disetujui oleh manajemen, dan sekaligus menjadi standar proses payroll suatu perusahaan.
Selanjutnya, yang perlu dilakukan adalah pengumpulan data karyawan untuk diolah ke dalam perhitungan gaji, seperti absensi atau perubahan gaji.
Dalam membuat laporan data karyawan tersebut, tim HRD harus menyesuaikan laporan karyawan dan laporan perusahaan dengan format yang dibutuhkan. Menggunakan software payroll terbaik yang memiliki fitur Laporan Khusus (Custom Report) menjadi solusi untuk kustomisasi semacam ini.
Kemudian dilakukan pemeriksaan validitas data yang sudah dikumpulkan. Pengecekan ini dilakukan untuk memastikan payroll sudah akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
2. Payroll
Setelah data karyawan sudah divalidasi, maka data tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk proses perhitungan gaji bersih. Gaji bersih yang dihasilkan sudah menyesuaikan pajak dan pengurangan lainnya.
3. Post-Payroll
Gaji karyawan termasuk pengeluaran yang cukup besar bagi perusahaan. Maka dari itu, penting bagi HRD untuk bekerja sama dengan tim Finance untuk pencatatan transaksi keuangan dalam proses penggajian.
Setelah dilakukan pencatatan oleh tim Finance, dapat dilakukan pembayaran gaji ke rekening perusahaan. Pembayaran gaji ini diikuti dengan distribusi slip gaji ke masing-masing karyawan.
Menurut Peraturan Pemerintah No 78 Tahun 2015 Pasal 17 Ayat 2, pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja/buruh pada saat upah dibayarkan.
Selain sifatnya wajib, slip gaji juga memiliki peran penting lainnya. Slip gaji berfungsi sebagai bukti resmi bahwa perusahaan telah memberikan kewajibannya kepada karyawan. Selain itu, slip gaji juga dapat digunakan sebagai dokumentasi pembayaran bagi tim Finance.
Kemudahan Software Payroll Terbaik
Proses payroll yang sudah disebutkan di atas, menunjukkan bahwa sistem penggajian merupakan proses yang cukup kompleks dan membutuhkan ketelitian ekstra agar tidak terjadi kesalahan. Ditambah lagi dengan adanya peraturan pemerintah yang terkadang mengalami perubahan. Sehingga perusahaan harus menyesuaikan kebijakan payroll dengan regulasi terbaru.
Dengan menggunakan software payroll terbaik Mekari Talenta, maka proses perhitungan komponen gaji seperti BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21 dapat dilakukan secara otomatis. Kebijakan pemerintah yang berubah-ubah juga tidak akan menjadi masalah, karena software payroll terbaik bisa menyesuaikan dengan aturan yang berlaku.
Software payroll terbaik ini juga memudahkan perusahaan untuk mendistribusikan slip gaji melalui Employee Self Service. Layanan ini memudahkan karyawan untuk download slip gaji secara mandiri melalui aplikasi. Sehingga perusahaan tidak perlu lagi melakukan distribusi slip gaji secara massal.
Tidak hanya melakukan perhitungan payroll secara akurat, keamanan data karyawan pun terjamin. Seluruh data dan komponen gaji karyawan akan dienkripsi atau dirahasiakan. Selain itu terdapat dua lapisan pengamanan atau yang lebih dikenal 2FA (Two-Factor Authentication).
Software payroll Terbaik yang Sesuai Software Payroll Indonesia
Setelah mengetahui kriteria yang harus ada pada software payroll terbaik, maka Anda sudah bisa untuk mulai memilih. Dari sekian banyak software payroll, Anda bisa memilih aplikasi yang bisa diakses melalui smartphone dan PC. Berikut rekomendasi software payroll terbaik yang bisa digunakan.
1. Mekari Talenta
Software payroll Mekari Talenta memberikan kemudahan dalam proses penggajian karyawan yang dapat dilakukan secara efektif. Baik itu dalam urusan waktu maupun biaya, software yang kredibel satu ini memberikan segala proses kegiatan menjadi lebih mudah. Karena sistem ini telah terintegrasi, maka dalam proses penggajian karyawan dapat didesain secara komprehensif terpadu.
Perihal administrasi juga akan cenderung lebih dimudahkan dikarenakan komponen penggajian tidak terpisah. Dengan menghadirkan berbagai macam fitur layanan yang mendukung kegiatan penggajian, software payroll ini dapat menyusun serta menyimpan data karyawan menjadi lebih rapi.
Data-data yang diberikan akan digunakan sebagai bentuk perhitungan gaji, sehingga nominal yang dihasilkan nantinya akan sesuai dengan perhitungan yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan jaminan akan keakuratan perhitungan gaji yang akan diberikan oleh seluruh karyawan.
Selain itu, Mekari Talenta juga telah menggunakan sistem yang otomatis bisa memberikan hasil secara langsung untuk memberikan informasi seputar karyawan. Hal ini misalnya dengan mengetahui jadwal masuk serta jadwal kerja karyawan, arsip dokumen perusahaan dan yang lain sebagainya.
2. HR.my
Software payroll HR.my menawarkan kemudahan sistem payroll penggajian oleh perusahaan kepada karyawan. Tersedianya fitur otomatis penggajian berulang membuat kegiatan tersebut dapat diselenggarakan secara cepat. Kendati berulang, tentu komponen gaji akan diperhitungkan secara seksama. Yang mana juga meliputi absensi kehadiran karyawan serta aspek-aspek lainnya terkait.
Dilengkapi oleh lapis keamanan yang terpercaya, membuat Anda tidak perlu khawatir saat menggunakannya. Justru melalui pemanfaatan platform HR.my memungkinkan terciptanya efektivitas mekanisme penggajian.
Di sini, ada pula berbagai fitur lain terkait yang juga bermanfaat. Dengan begitu, nantinya dapat mendukung kegiatan penggajian bulanan. Tidak lagi menggunakan basis manual yang cenderung memakan waktu lama, perhitungan terhadap gaji pun dilangsungkan secara otomatis melalui sistem digital.
Sehingga, kemungkinan human error dalam perhitungan gaji karyawan dapat diminimalisir. Hak karyawan untuk menerima gaji pun dapat tercover sempurna tanpa ada yang dirugikan lantaran perhitungan yang salah.
3. OpenMiracle
Software payroll OpenMiracle adalah perangkat lunak yang didesain untuk memenuhi kebutuhan sistem penggajian yang praktis pada bisnis. Sebagaimana diketahui, kegiatan penggajian karyawan merupakan hal yang krusial.
Sebab, gaji menjadi hak karyawan yang harus dipenuhi oleh pihak pemberi kerja sesuai perjanjian. Kesalahan perhitungan gaji sebagai upah karyawan, membuat tidak terwujudnya hak karyawan secara penuh. Perhitungan secara manual masih membuka kemungkinan terjadi human error yang berimplikasi pada kesalahan jumlah.
Namun, hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan lagi setelah adanya software payroll penggajian yang kredibel. Termasuk di dalamnya eksistensi platform OpenMiracle. Layaknya miracle bagi perusahaan, akses secara gratis terhadap software dapat mendukung efisiensi anggaran.
Bersama tampilan yang mudah, mendorong pengoperasian dapat dilakukan dengan segera. Fitur-fitur yang tersedia pun fleksibel dengan sifat friendly yang pastinya membuat para user semakin nyaman. Pada satu sistem terpadu, membuat aktivitas penggajian sangat mungkin dilangsungkan secara terstruktur.
4. Wave
Software payroll Wave hadir sebagai sahabat pengelolaan finansial terbaik untuk bisnis. Para pelaku usaha, dapat memaksimalkan eksistensi platform ini guna merealisasikan sistem keuangan perusahaan yang terpadu.
Tersedia dua versi dalam software ini, yakni versi gratis serta yang berbayar. Manakala ingin memperoleh fitur lengkap dengan pemakaian secara leluasa, maka paket premium adalah jawabannya. Dengan harga yang friendly, akan sebanding seperti manfaat yang bisa didapatkan. Ada pula pilihan paket yang dapat dijadikan opsi.
Berbasis cloud, penggunaan software sama sekali tidak memerlukan prosedur berbelit-belit. Pengoperasian yang mudah membuat siapapun bisa memanfaatkannya secara maksimal tanpa terkecuali.
Anda akan diminta untuk sign up melaksanakan registrasi pendaftaran jika belum pernah memiliki akun di software Wave sebelumnya. Namun, apabila sudah pernah login dan mempunyai akun, bisa langsung saja login tanpa lama.
Usai berhasil masuk, nantinya akan dijumpai aneka fitur menarik yang bermanfaat bagi manajemen finansial bisnis Anda. Melalui kestabilan koneksi internet, akses terhadap software akan berjalan secara lancar.
5. Software Payroll HRTrack
Software payroll HRTrack masuk dalam jajaran perangkat lunak penyedia sistem penggajian digital yang recommended untuk digunakan. Bersifat gratis, membuat para pengguna tidak perlu mengeluarkan anggaran saat ingin mengaksesnya secara maksimal. Adanya software payroll sedemikian rupa, dapat diterapkan pada bisnis berskala kecil yang memiliki jumlah karyawan sepuluh kurang maupun kurang dari itu.
Mengingat kapasitas platform yang cenderung kecil, software ini kurang tepat manakala diaplikasikan untuk bisnis berskala besar. Kendati demikian, pada lingkup bisnis kecil, performa dari HRTrack tidak perlu diragukan.
Apalagi dengan sistem yang gratis membuatnya semakin recommended digunakan. Buatan Kanada, eksistensi HRTrack didesain sebagaimana kebutuhan payroll perangkat lunak guna memenuhi keperluan penggajian yang praktis.
Senada dengan nama yang diusut, software payroll penggajian gratis ini memiliki fungsi sebagai aplikasi guna memantau kegiatan karyawan secara komprehensif. Mulai dari pelatihan, penggajian, performa, hingga bonus yang diperoleh karyawan bisa dilakukan secara terpadu di sini.
Terintegrasi dengan kalender Microsoft Outlook, menjadikan performa software ini semakin bisa diandalkan. Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa software ini masih berjalan dengan struktur berupa konstruksi desktop. Sehingga, belum dapat diakses perangkat mobile. Berangkat dari kondisinya ini, eksistensi HRTrack sangat pas utamanya bagi para user Microsoft Outlook.
6. OnPay
Software payroll OnPay menyuguhkan layanan fitur super komplit yang siap membantu Anda mengelola keuangan bisnis. Penggajian para karyawan dapat diselesaikan dalam hitungan menit cukup melalui software satu ini. Tersedia pula pembayaran pajak secara otomatis yang menjadikan Anda tidak perlu repot.
Pada software OnPay, tersedia masa trial selama satu bulan penuh. Anda dapat memanfaatkannya secara maksimal guna mengetahui bagaimana seluk beluk platform. Manakala dirasa tepat seperti yang dicari, maka bisa langsung membeli paket premium usai masa trial berhasil.
Ada banyak fitur lengkap yang dapat membantu Anda melangsungkan manajemen keuangan perusahaan secara praktis. Berbasis online, akses terhadapnya tidak terbatas waktu.
Dalam artian, Anda dapat mengaksesnya kapanpun juga. Terkait keamanan data, tidak perlu diragukan lantaran sudah dilingkupi oleh sistem keamanan mutakhir. Sehingga, Anda dapat menggunakannya secara tenang sekaligus nyaman.
Software payroll umumnya tersedia dengan pilihan harga yang lebih terjangkau. Dengan begitu, Anda bisa lebih menghemat biaya operasional. Selain itu, pengoperasiannya pun bisa dilakukan dengan mudah melalui smartphone maupun PC secara online. Hanya dengan koneksi internet, semua hal terkait penggajian karyawan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah.
Di zaman ini, Anda bisa memilih software payroll untuk membantu Anda dalam mengurus penggajian karyawan. Itulah ulasan seputar hal yang harus diperhatikan dan rekomendasi software payroll terbaik, pilihlah yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
